Convoquer à une réunion par SMS
Une réunion où la moitié manque prend des décisions contestées ensuite. La convocation reçue par tous, à temps, avec l'ordre du jour, fait venir ; le rappel de la veille fait se souvenir.
Avec ChapChapSend, la convocation part par SMS à tous les membres, même sans smartphone, et le rapport de livraison dit à qui elle est arrivée.
3 SMS prêts à adapter
Chacun tient en 160 caractères, une fois les variables remplies. ChapChapSend valide chaque texte avant son premier envoi.
Convocation : réunion samedi 15 à 15h à la salle municipale. Ordre du jour : bilan, cotisations, élection du bureau. Votre présence compte.
{{prenom}}, rappel : réunion demain 15h, salle municipale. En cas d'absence, donnez procuration à un membre.
La réunion de samedi se tiendra au siège, et non à la salle municipale. Même heure, 15h. Merci de transmettre.
Quand l'envoyer
Une à trois semaines avant selon les règles de votre organisation, puis la veille au soir. Pour un changement de lieu ou d'heure, dès qu'il est décidé.
SMS ou WhatsApp ?
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SMS : tous les membres
Même ceux qui n'ont qu'un téléphone simple, avec un rapport de livraison.
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WhatsApp : la confirmation
Les membres répondent « PRÉSENT », vous comptez à l'avance.
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Un groupe par instance
Bureau, assemblée, parents, groupement : chacun reçoit ce qui le concerne.
La version WhatsApp
Un modèle à faire valider par Meta, catégorie utilitaire : 1 crédit par message.
Bonjour {{prenom}}, vous êtes convoqué à la réunion de samedi 15 à 15h, à la salle municipale. À l'ordre du jour : bilan, cotisations et élection du bureau. Répondez « PRÉSENT » pour confirmer.
Le même message, métier par métier
Chaque métier a sa façon de le dire. Chaque exemple a sa page, avec ses variantes et ses erreurs à éviter.
Chers parents, réunion parents-professeurs samedi 16 à 9h pour les classes de CM2. Remise des bulletins. Votre présence est attendue.
Bonjour {{prenom}}, réunion de votre groupe jeudi à 10h au lieu habituel : remboursement et épargne de la semaine. Merci d'être à l'heure.
Réunion de la tontine samedi 16h chez la présidente. Ordre du jour : remise de la part du mois, et nouvelle date de cotisation.
Convocation : assemblée générale de l'association samedi 15 à 15h, salle municipale. Ordre du jour : bilan, cotisations, élection du bureau.
Chers pèlerins, réunion d'information sur l'Oumra samedi à 10h à l'agence : programme, bagages, vaccins. Venez avec un proche si besoin.
{{prenom}}, vous êtes retenu pour la formation en gestion du 20 au 22 à la mairie. Transport remboursé sur présentation du ticket.
Les règles qui font la différence
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L'ordre du jour
On vient quand on sait ce qui se décide.
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Les délais de vos statuts
Ils fixent souvent le délai de convocation : respectez-le.
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Le rappel de la veille
Une convocation de trois semaines s'oublie.
Envoyer à 200 membres
Au pack le moins cher de chaque pays, 1 crédit SMS par destinataire.
| Canal | Packs | Total |
|---|---|---|
| SMS au Sénégal | 2 × Essential (100 SMS) | 3 000 FCFA |
| SMS au Mali | 10 × Starter (20 SMS) | 7 000 FCFA |
| SMS en Côte d'Ivoire | 10 × Starter (20 SMS) | 2 000 FCFA |
| WhatsApp, tous pays (1 crédit par message) | 2 × Pack Starter (100 crédits) | 2 000 FCFA |
Questions fréquentes
Peut-on savoir qui viendra ?
Sur WhatsApp, les réponses « PRÉSENT » arrivent dans la boîte de réception, membre par membre.
Le rapport de livraison prouve-t-il la convocation ?
Il montre, membre par membre, que le SMS est arrivé sur son téléphone. Vérifiez auprès de vos statuts si ce mode de convocation est accepté.
Peut-on convoquer plusieurs groupes en même temps ?
Oui, une campagne peut viser plusieurs groupes de contacts.
Une association sans registre de commerce peut-elle convoquer par SMS ?
Oui, avec la passerelle SMS, depuis une SIM de l'association : 1 000 SMS offerts chaque mois.
Pour aller plus loin
- École privée : convocation à la réunion de parents Le modèle du métier.
- Institution de microfinance : convocation de réunion de groupe Le modèle du métier.
- Tontine et groupement d'épargne : convocation à la réunion Le modèle du métier.
- Association : convocation à l'assemblée générale Le modèle du métier.
- Agence de voyage : convocation des pèlerins Le modèle du métier.
- ONG et projet de développement : convocation à une formation Le modèle du métier.
- Rappel de rendez-vous Un autre cas d'usage.
- Confirmation de commande Un autre cas d'usage.
- Commande prête à retirer Un autre cas d'usage.
- Suivi de livraison Un autre cas d'usage.
- Code de vérification (OTP) Un autre cas d'usage.
- Rappel d'échéance Un autre cas d'usage.
- Tous les cas d'usage Les messages qui font revenir les clients.
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